Cómo gestionar tus facturas de una forma rápida y cómoda

gestión facturas

Afortunadamente, con la evolución de la tecnología hoy en día es una tarea que puede automatizarse de manera eficiente consiguiendo a la par simplicidad, seguridad y comodidad.

Digitalización

Es una de las palabras clave. La aparición de la factura electrónica (y su regulación en 2012 y 2013) completó un nuevo mundo de gestión digitalizada de facturas, pedidos, albaranes, fichas de producto y de cliente, inventarios y un largo etcétera. Si añadimos el auge del comercio electrónico que ha hecho que la digitalización de documentos no solo sea aconsejable sino prácticamente obligatoria, no es difícil concluir que la gestión electrónica de facturas no puede quedar fuera de la gestión integral en nuestras empresas.

Todo lo comentado no excluye que podamos gestionar digitalmente facturas emitidas o recibidas en papel. Es más, si aspiramos a una gestión cómoda y rápida, la digitalización es imperativa. Podemos usar escaneado simple, carga de datos o incluso avanzadas técnicas de IDR (Intelligent Document Recognition) para importar las facturas a nuestros sistemas informáticos y de gestión para procesar pagos, cobros, impuestos, cuadres de inventario, y muchos otros apartados de la gestión económica de nuestra empresa. Las soluciones de software de gestión facturas en este campo ofrecen opciones en esta línea.

Automatización

Ya dábamos una pincelada en nuestro anterior apartado. La clave de incorporar la facturación en nuestros sistemas es el procesamiento automatizado posterior de muchas de las actividades que más tiempo consumen. Cálculo de impuestos, flujos de caja, confirmación y cuadre de pedidos, por citar algunos ejemplos. Nuestras áreas de contabilidad y gestión comercial pueden nutrirse automáticamente de la información de los módulos de facturación a la par que podemos enlazar éstos con la gestión de las compras o aprovisionamiento para mantener a nuestra empresa funcionando perfectamente.

Procesamiento

Cuando entendemos la digitalización y automatización que nos ofrecen los módulos de facturación, podemos incluso ir más allá y entrar en su procesado. En grandes empresas hablaremos de BPM (Business Process Management) y en otros ámbitos de workflow management o gestión de flujos / procesos. Esto nos permite definir flujos por ejemplo para aprobaciones, gestión de firmas solidaras, establecimiento de límites en operaciones, notificaciones dinámicas, etc.

Podemos llegar más allá integrando esta información en soluciones ERP o de gestión integral que pueden incluso permitirnos la generación de cuadros de mando y todo tipo de informes para detectar tendencias, medir rendimientos, controlar flujos de tesorería … En general podemos analizar el universo de datos contables de nuestra empresa y realizar los análisis que nos permitan una correcta toma de decisiones.

Conclusión

Si recordamos un poco lo leído, hemos empezado con la gestión de facturas y hemos acabado en contabilidad analítica con cuadros de mando. Esto debería bastar para entender que una gestión rápida y cómoda de las facturas y su digitalización es la puerta de entrada una gestión optimizada y eficiente de nuestro negocio. Es prácticamente una obligación si lo que queremos es que nuestra contabilidad no sea el problema y podamos centrarnos en lo importante: hacer crecer nuestro negocio.

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